(Traduction d'un article extrait du blog The Keyword)
Eric Zhang, Software Engineer, Google Drive
Birkan Icacan, Product Manager, Google Drive
Google Drive facilite le stockage et le partage de fichiers dans le cloud, ce qui vous permet de collaborer en toute sécurité avec vos équipes et vos clients lors de vos déplacements. Nous savons que les équipes utilisent toutes sortes de fichiers et d'outils dans le cadre de leur travail. À compter d'aujourd'hui, nous vous permettons d'ajouter directement des commentaires dans de nouveaux types de fichiers, y compris des fichiers Microsoft Office, des PDF et des images, sans avoir à les convertir en fichiers Docs, Sheets ou Slides.
Lorsque vous collaborez avec une agence externe, négociez un contrat avec un client ou coordonnez un accord de vente avec un fournisseur, il est possible que vous ayez affaire à plusieurs formats de fichiers. Avec cette mise à jour, vous pouvez désormais ajouter des commentaires à ces fichiers dans Drive de la même manière que dans Google Docs. Dans le
volet d'aperçu Drive, ajoutez des commentaires, attribuez des tâches ou mentionnez des collègues. Vos collaborateurs peuvent répondre, même s'ils n'utilisent pas G Suite. Si une de vos collègues ouvre un fichier sur son ordinateur portable Windows en utilisant Microsoft Word, elle pourra consulter votre commentaire dans le fichier et y répondre à partir de ce dernier.
Dans le volet d'aperçu Drive, ajoutez des commentaires en un clin d'œil dans les formats de fichiers les plus courants comme Word, PowerPoint, Excel et PDF, notamment.
Avec l'ajout de commentaires depuis l'aperçu Drive, plus besoin d'ouvrir d'autres outils pour effectuer des tâches. Ouvrez simplement des fichiers Microsoft Office (au format Word, Excel ou PowerPoint, par exemple) dans l'aperçu Drive et ajoutez vos commentaires avant de vous remettre au travail.
AODocs est une société qui aide les entreprises à remplacer leurs anciennes applications de gestion de documents et à automatiser les processus métier à l'aide de Drive. Ces derniers mois, la société a testé la nouvelle fonctionnalité de commentaires de Google Drive. Étant donné qu'elle aide les entreprises à remplacer d'anciens systèmes, la société AODocs collabore souvent en utilisant différents logiciels sous licence.
"Nous utilisons fréquemment la fonctionnalité de commentaires dans Google Docs et Slides lorsque nous préparons des documents de spécifications, examinons des propositions de projets et créons des supports marketing", explique Stéphane Donzé, directeur général et fondateur d'AODocs. "Avec la fonctionnalité de commentaires de l'aperçu Drive, nous pouvons désormais étendre les mêmes processus de collaboration, de révision et de validation aux applications Microsoft Office, aux images et aux fichiers PDF."
Collaborez sur des fichiers Excel, ainsi que sur d'autres fichiers Microsoft tout en restant dans Google Drive.
La possibilité de commenter en mode aperçu dans Drive vient s'ajouter aux fonctionnalités d'
interopérabilité existantes entre les produits G Suite et Microsoft Office. Vous pouvez également utiliser un
plug-in Drive pour Outlook. Ce dernier facilite l'insertion de fichiers stockés dans Drive dans un e-mail Outlook. Il simplifie également l'enregistrement sur votre Drive des pièces jointes reçues par e-mail dans Outlook. Pour en savoir plus sur l'activation du plug-in pour les administrateurs, consultez le
Centre d'aide.
Évidemment, vous pouvez également convertir des fichiers Microsoft Office en fichiers Docs, Sheets ou Slides.
Dans Google Drive, faites un clic droit sur un fichier Office et cliquez sur Ouvrir. Ensuite, sélectionnez Docs, Sheets ou Slides. Enfin, vous pouvez choisir de modifier les fichiers Microsoft sans les convertir complètement en utilisant le
mode de compatibilité Office.
G Suite vous permet de travailler sans changer vos habitudes.
Premiers pas
Informations supplémentaires pour les administrateurs G Suite
Dans le cadre de ce lancement, nous allons également modifier le paramètre "Consultation autorisée" pour les fichiers Microsoft Office. L'objectif est de renforcer l’interopérabilité entre Google Drive, Microsoft Office et d'autres applications courantes.
Ce qui change :
- Les utilisateurs dotés du droit d'accès "Consultation autorisée" pour les fichiers Microsoft Office pourront consulter les commentaires ajoutés après le lancement de cette fonctionnalité. Toutefois, ils ne pourront pas répondre à ces commentaires ni en ajouter de nouveaux.
- Les fichiers Microsoft Office dans lesquels des commentaires ont été ajoutés avant ce lancement (par exemple, en utilisant l'API Google Drive ou une ancienne version de cette fonctionnalité) ne seront pas concernés.
- Les commentaires, les tâches et les suggestions de modifications dans les fichiers Google Docs, Sheets, Slides et Drawings resteront invisibles pour les utilisateurs dotés du droit d'accès "Consultation autorisée".
En plus de pouvoir ajouter des commentaires au niveau du fichier, et y répondre, lors de la prévisualisation de ce dernier dans l'aperçu Google Drive, les utilisateurs ont désormais la possibilité de créer des commentaires intégrés (ancrés). Ils peuvent ainsi :
- dessiner un rectangle sur un fichier PDF, une présentation PowerPoint (.pptx) ou une image, et créer un commentaire ancré ;
- sélectionner une phrase dans un fichier Microsoft Office Word (.docx) ou PowerPoint (.pptx), ou dans un PDF, et créer un commentaire ancré (semblable aux commentaires dans Google Docs) ;
- sélectionner une cellule dans un fichier Microsoft Office Excel (.xlsx) et y associer un commentaire.
Cette nouvelle fonctionnalité prend également en charge l'importation et l'exportation des commentaires du fichier sous-jacent pour certains formats de fichier OOXML, tels que les formats de fichier Microsoft Office (.docx, .xlsx, .pptx) et les fichiers PDF. Cela signifie que les commentaires existants présents dans ces formats de fichiers seront importés et affichés dans l'aperçu Drive. De plus, les commentaires créés dans l'aperçu Drive seront exportés vers le fichier sous-jacent. Ainsi, lorsque vous ouvrirez le fichier en utilisant l'application cliente locale, vous pourrez voir les commentaires créés dans l'aperçu Drive.
Informations sur le lancement
Type de lancement :
Déjà disponible pour les utilisateurs ayant opté pour le lancement rapide ; sous deux semaines pour ceux ayant choisi le lancement planifié
Éditions :
Disponible pour toutes les éditions de G Suite
Rythme de déploiement :
Déploiement étendu (visibilité de la fonctionnalité dans un délai potentiellement supérieur à 15 jours)
Personnes concernées :
Tous les utilisateurs finaux
Action :
Gestion du changement suggérée/Pour information
Plus d'infos
Centre d'aide : Ajouter des commentaires à des fichiers Microsoft Office, des PDF, des images et d'autres fichiers dans Google Drive
