Mise à jour (8 juillet 2019): Nous n'acceptons plus de nouvelles inscriptions pour cette version bêta. Toutefois, vous pouvez demander à être inscrit sur une liste d'attente pour la version bêta.
Ce qui change
Nous lançons une nouvelle version bêta vous offrant la possibilité de demander et d'examiner les approbations formelles dans Google Docs, Sheets et Slides. Cette fonctionnalité vous permet d'obtenir directement les approbations obligatoires d'un fichier et de voir qui les a approuvés.
Pour en savoir plus sur cette version bêta et pour vous y inscrire,
cliquez ici.
Personnes concernées
Administrateurs et utilisateurs finaux
Avantages offerts
Grâce à cette version bêta, vous pouvez facilement demander l'approbation de certains fichiers auprès d'un ou de plusieurs examinateurs. Une fois que vous avez ajouté un examinateur à un fichier, il reçoit une notification par e-mail.
Vous avez également la possibilité de spécifier une date d'échéance lorsque vous demandez une approbation. À l'approche de cette date, les examinateurs reçoivent par e-mail des rappels indiquant que leur approbation est nécessaire. En cas de retard, des notifications leur sont également envoyées.
Si l'approbation nécessite un seul examinateur, le fichier est automatiquement approuvé ou refusé une fois que l'examinateur a fait son choix. Si les examinateurs sont plus nombreux, le fichier est approuvé lorsque
tous les réviseurs ont sélectionné "approuver", ou rejeté si
l'un d'entre eux a sélectionné "refuser".
Si besoin, vous pouvez ajouter d'autres examinateurs à une demande tant qu'au moins une approbation est toujours en attente. De plus, les éditeurs et les examinateurs en attente peuvent choisir de réattribuer une demande d'examen à une partie plus appropriée.
Comment en profiter ?
- Administrateurs : pour vous inscrire à la version bêta des approbations de Google Drive, cliquez ici.
- Utilisateurs finaux :
- Une fois cette fonctionnalité activée pour votre domaine, procédez comme suit pour demander une approbation :
- Dans Google Drive, faites un clic droit sur le fichier que vous souhaitez approuver, puis sélectionnez "Approbations" dans la liste des options
- Si vous avez ouvert le fichier en mode Aperçu, cette option est également disponible dans le menu déroulant à trois points
- Pour approuver ou refuser un fichier :
- Si votre demande d'approbation porte sur un document, vous recevez une notification par e-mail et pouvez effectuer des actions dans Gmail :
- Vous pouvez approuver ou refuser le document dans le volet d'aperçu et ajouter des commentaires.
- À partir de Drive, vous pouvez consulter une demande d'approbation en attente dans les actions associées à un fichier, ou en faisant un clic droit et en sélectionnant "Afficher les approbations".
Informations supplémentaires
Une fois le fichier envoyé pour examen, vous ne pouvez plus modifier son contenu, ni ajouter ou supprimer de commentaires dedans. Vous pouvez cependant continuer d'ajouter des commentaires concernant l'approbation elle-même.
Seuls les éditeurs peuvent déverrouiller le fichier, auquel cas la demande d'examen est annulée. Il est possible de faire une nouvelle demande d'examen une fois que toutes les révisions ont été effectuées.
Liens utiles
Disponibilité
Éditions G Suite
- Disponible dans les éditions G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education et G Suite pour les associations
- Non disponible dans G Suite Basic
La fonctionnalité est-elle activée ou désactivée par défaut ?
